时间管理：八小时高效产出的学问

    作为上班族，你是否经常遇到这样的状况：被无关邮件或者干扰电话所拖累；经常需要应付紧急状况，如客户的投诉，或者不速之客而延误了项目进度；经常面对一大堆任务而不知道该先处理哪件事情，那么说明你的时间管理水平亟待提高。

­——时间管理是成功的必要条件

    企业管理者都清楚，公司80%的销量是由20%的营销人员提供的，80%的利润是20%的客户带来的。我们在日常生活中也会发现这样的现象，对我们的生活和工作影响重大的是20%的关键事情。上班族每天80%的工作是在20%的时间里完成的。

    这是我们常说的“二八定律”，或者“二八原则”。“二八定律”适用于几乎所有的行业和职业。最早由19世纪意大利的经济学家帕累托提出，因此又称“帕累托定律”。

    作为研发部部门主管，李菲妍一到办公室，就召开部门内部会议，组织讨论方案、接待客户、撰写项目报告。还没闲下来，就觉得饿了，已经是午饭时间了，匆忙吃过外卖，还没来得及小憩一会，就又开始和人力资源部门的同事召开招聘研讨会，为研发部门的招聘提供需求分析和招聘要求……李菲妍的每个工作日都是这样忙碌的度过。

    上班族可能都有这样的忙碌状况。匆忙的一天结束了，完成了很多工作，回头来看，这是充实的一天。到时间回家和丈夫吃晚饭了。

    李菲妍的一天是紧张的，也是充实的，是富有产出的高效率一天。不到一年，李菲妍因工作表现突出，已经两次加薪，并获得了董事长的器重。

    让我们再来看看销售部经理章心心的一天。上午来到办公室，先和销售员津津有味讲昨天看演唱会的见闻，然后和闺蜜电话煲最近哪里在打折，去哪里购物。之后去茶水间喝水，遇到行政部的安一娜，又一起聊到最近的优惠餐饮信息……

    电话、聊天，帮其他同事看销售报表，章心心的一天也是忙碌的，但是却没有效率。不到三个月，因销售团队业务不佳，章心心不得不离开公司。

    同样是上班的八个小时，看上去都很繁忙，但是结果却截然不同。李菲妍一直在走上坡路，而章心心则丢掉了工作。两人的效率差别不在于能力的高下，很大程度上取决于利用时间、管理自我工作的能力。

每天8小时，对谁都是公平的，但是懂得时间管理的员工，工作效率高，每天都会完成至少5件重要的事情。相反，不会规划自己的工作，不懂管理时间的员工则会将自己淹没在纷繁的工作杂事中，而失去条理，最终没有有效工作产出。

   在工作场所，平均每8分钟就会有一次干扰，如同事借文具、陌生的推销电话，每次干扰至少需要浪费掉1-3分钟。如此计算，每个工作日将浪费掉2个小时。这2小时将被无关干扰所吞噬，而一点点的消耗了我们的注意力和精力。

    同样岗位的两个人，其在相同的时间内完成工作的成绩可以相差7倍之多。也就是说，有些人的工作效率可以是其他人的7倍。效率差异的根源就在于管理时间的能力有高下，利用时间管理工具的水平有差别。很多成功人士都认为，自己的成功离不开对时间的充分利用。

    时间管理，是管理学和心理学共同感兴趣的话题。时间管理，作为一项可操作、可实施的理论、技术、工具帮助人们合理利用时间，提高工作效率。

    作为上班族，你是否经常遇到这样的状况：被干扰电话或者无关邮件所拖累；经常需要应付紧急状况，如客户的投诉、其他部门同事的业务咨询，或者不速之客而延误了项目进度；经常面对一大堆任务而不知道该先处理哪件事情，那么说明你的时间管理水平亟待提高。

    时间管理的目的就是在有限的时间里，尽可能多的完成重要的、值得的事情。时间管理属于管理心理学的研究领域，讲求实用性。

  David Allen所倡导的“GTD五步法”可以有效提高时间管理的能力。在他的著作《Getting Things Done》（万事搞定）中有详尽的阐述。

    结合GTD五步法，以销售经理的工作为例，我们可以简化时间管理的流程如下：

    首先，将每天需要处理的工作按照重要程度列举下来。比如，按照重要程度，一天的重要工作依次有：确认销售员的订单、督促客服部门发货；和人力资源部门确认销售员的招聘人选；汇总月度销售报表；召开销售部月度总结会议；回复大客户的咨询邮件。这5件事情是最重要的，重要的事情需要优先安排时间首先完成，因为它将是创造80%销量的20%的事情。

    其次，规划并调动身边可用的资源，包括人力、物力、财力，保证重要的20%的事情顺利、高效的完成。安排销售员与客户、客服部、人力资源部、总经理等部门协调，保证上述5件重要工作的日期完成。

    第三，执行。按照工作的优先次序，调动身边的资源，同时排除各项干扰，完成任务。

    最后，取得效果反馈。每项工作的完成都必须是以高效率为结果。如果一件事情花了比原计划多出3倍的时间还未完成，那么需要考虑暂时搁置一段时间，等之后的工作任务完成了，再回头来处理。或者，可以将此任务转交给其他同事，因为原计划3倍的时间都没能完成，要么是最初对这项任务的难度估计不足，要么就是中间出现了新的未预料到的情况。

    除了遵照以上流程，还需要了解一些时间管理的小知识。清楚的知道最近的重要工作是什么；明白今天的工作重点是什么，哪些工作是必须完成的；尽量回避无关的干扰电话、不速之客的拜访，或者突然的约见；在处理一件重要的事情的过程中，如果有人想占用或者借用时间，请委婉的拒绝；每天的时间以小时为单位划分为8个单元，每个单元进行独立的规划和管理；每天安排留出15分钟处理紧急与突发的事件；如果有必要，请分派工作给下属，或者同事，以免影响最重要事情的进展。

    同时，在掌握时间管理的理论的技术的基础上，还需要客服一些心理障碍。如改掉做事拖拉的习惯；善于抓住工作的重点，而不是花大多数精力和时间在一些不重要的细节上；懂得授权，不是必须自己处理的工作，必要的时候请授权下属去做；积极思考，拒绝消极思维和消息在职场的蔓延。

    时间管理，作为一项技术，需要借助于工具，目前常用的是网络版的时间管理工具。当然，最简单的方法：一支笔和一张纸，足以将每天的工作安排的井井有条。