酒店旅游团体接待工作程序1.预定和接待(1)预报与确认①接到国内外旅行社传真或书信订房，先与预订部联系，了解要求订房日期是否能安排，然后交领导批示，汇报有关事宜。②领导批示后，复传真或书信确认订房。③确认传真，书信发出后，复印一份交预定部订房。④把订房及批复的传真、书信放到该旅行社的档案中，同时要作工作记录，注意其订房的时间变更及人数增减，及时汇报并与预定部联系，通知变更情况。(2)准备工作①按照对方订房单(机、车票、接送服务等)要求，与各部门联系落实。②团队抵达前要检查房间是否按要求安排好；落实订餐，记录该团队进餐的地点。③检查机、车票及提出的要求是否落实。④了解其准确的抵达时间，与有关的旅行社联系或找到该团地方陪同人员，搞清有关接送及活动安排情况。(3)接团①团队抵达时，要与领队联系，了解是否有另外的问题出现或提出什么特别要求，同时落实该团进餐时间，通知宴会部或餐厅。②与行李组联系，迅速把该团的行李送到楼层、房间，记录领队的房号，以便随时联系。2.与旅行社的书信、传真来往和签订合同(1)书信①接到书信后，要了解其内容，针对具体的情况，向领导汇报(特别是报价信)。②复信写好后，要认真检查，交领导审阅认可后，盖上本部门的印章，复印一份留档，把原稿寄出。(2)传真①接传真后，了解其内容，向领导汇报，请示处理的方法。②复传真时，要注意检查电文，特别是报价传真，一定要审核价格是否准确，以防止出现漏洞。③复传真后，凡要求订房并需经领导确认的，要复印一份交预定部订房，然后存档。(3)合同①草拟合同前，先要了解该年度(旺、淡季)的团体房价、餐价，司陪房价、餐价及散客价、回扣率。②合同拟好后，先呈领导审阅，批复后送打字室打印。③合同取回后 要认真审核，确信准确无误后，盖上本部印章，呈领导签署。④签后，复印一份存档，把签好的合同寄发(或让对方旅行社到馆签署)。⑤收到签复合同后，在登记册上分类登记，复印一式三份，一份交预定，另两份交财务。3.文件档案工作(1)来往文件、书信、传真、计划要按日期次序存档，一些重要的文件要写出内容提要。(2)凡各人处理完的文件，一定要签署，以便查核。(3)参加洽谈后，要及时编写备忘录。 张锐老师：成都合德教育咨询有限责任公司负责人、合鑫酒店管理公司首席讲师、中国烹饪协会西餐专业委员会特邀培训讲师、四川师范大学客座讲师、四川城市职业学院客座讲师、成都大学客席讲师。四川青年职业教育协会副秘书长、四川西餐红酒行业协会（筹）负责人、资深葡萄酒专家。曾任星级酒店、中西式餐饮企业的高级经理人，擅长星级酒店、中西餐式餐饮及连锁企业的经营与管理。10年以上授课经验且在业界有良好的口碑。为200多家星级酒店、中西式餐饮休闲行业做过咨询、策划、顾问、培训。受训人员超过5000多人次。